タスク管理の重要性
皆さん、こんばんは、カズヤんです。
今回は、タスク管理の重要性について語ります。
ビジネスパーソンたるもの、自分自身のタスクを正確に把握し、それを完遂することを要求されると思うのですが、私は現在タスク管理が適切に実施できず業務でかなり困っています。
というより、業務でタスクを時間内に回せず、原因を考えていたのですが、そこでタスク管理が適切に行えていないことが判明した。というのが正しい順番です。
現在、私は常時15個くらいタスクを回しているのですが、タスクを管理する上でやはり、「タスク名」、「発生日」、「期限」、「優先度」、「作業内容」、「予想作業時間」「部門」等を正確に記載できるツールを使用しておらず、社内で利用しているメールツールのおまけのようなタスク管理ソフトで管理を行っています。
さらに、タスクが発生した際に、タスクをタスク管理ツールに記載していないことがわかりました。そのため、タスク管理ツールに書かないがために、期限が過ぎたタスクがいくつか存在しています。これは、重要度の低いものであったため問題はなかったのですが、このタスク管理ツールに書かなかった理由は何だろうか?と自分に問いかけました。理由として、考えられるのは、ツールの使いづらさからツールに転記しなかったことだと思います。
そこで、自身の失敗に対して以下のような是正策を講じて対処しようと思います。
そのために根本原因分析をします。
事象:タスク管理が適切にできず作業が漏れた
なぜ?:タスク管理ツールを使わなかった
なぜ?:1、タスク管理ツールが使いづらい
2、タスク管理ツールに記入しなかった
なぜ?:タスク管理ツールが使いづらい(オフライン利用不可)
タスク管理ツールに書くのを忘れた
なぜ?:ネットに繋がらず、タスクを書けなかったため
別件対応中のタスクがあったため
是正策:
「タスク管理ツールが使いづらい」
→タスク管理ツールを改善する必要がある
→オフラインでも利用できるタスク管理ツールを作成(1)
「タスク管理ツールに書くのを忘れた」
→タスク管理ツールにタスクを書き込む時間帯のルールを規定(2)
この2つを実施しようと思い、
(1)に関しては、オフラインで使えるエクセルによる簡単なタスク管理ツールを作成します。今週中に対応します(11/18まで)
私自身が必要だと感じている要素(「タスク名」、「発生日」、「期限」、「優先度」、「作業内容」、「予想作業時間」「部門」)もしっかりと盛り込んでいます。
(2)に関しては、タスクが発生した瞬間1分以内にタスクを管理ツールに記入する
というルールを自身の中で守ることにします。これは規定しても私の気持ち次第なところもあるため、あえて本記事内で明文化することにより植えつけたいと思っています。
最後に、
正直、タスク管理ができな過ぎて業務が回らず大変な思いをしていたので、これを徹底して、1つの作業の質と速度を向上していきたいと思っています。
新人が出せるバリューは本当に大したことがないので、指示されたタスクを超高速で回し、いつでもフリーな状態で先輩が作業を触れるようにしておくことが大切だと感じています。
今後もタスク管理に関してはシビアに取り組んでいき、結果も報告できたらと思います。
また、次回も読んでください。では!!